Avez-vous les bons outils ?

Avez-vous les bons outils ?

Ce texte fait suite au billet de Mme Julie Blais-Comeau concernant la tenue des réunions (lien)

Oui je fais un lien avec les outils technos pour les réunions, Mme Blais-Comeau propose dans son excellent article une série de points qu’on ne cesse de répéter concernant les réunions. Mon préféré ? « Passe la tablette » ! Sérieusement c’est vraiment excellent !

Mais ce dont je veux vous parler c’est des outils pratiques pour tenir des réunions.

Ma première suggestion : le moins de bebelles possibles !  Oui Oui j’ai dit ça ! Simplifiez-vous la vie et celle de vos collègues en n’utilisant qu’un ou deux outils technos. Ainsi vous réduisez aussi les risques d’un pépin qui pourrait vous retarder. Après-tout votre objectif n’est pas de démontrer votre expertise technologique …

Ensuite, un ordre du jour, du matériel à présenter, le projecteur, la prise de notes, le tableau blanc, le téléphone (main libres), la vidéo ? Quoi utiliser, comment  et pourquoi ?

Alors tout comme le suggère Madame Blais-Comeau, l’ordre du jour est OBLIGATOIRE. En plus il doit faire partie de l’invitation (ou la convocation). Vous invitez aussi les participants à proposer des poins supplémentaire lorsque possible avant la rencontre. Une fois votre ordre du jour assez stable, préparez tout-de-suite votre compte-rendu. QUOI ?? oui, préparez à l’avance comment les notes et les décisions seront documentées. Ainsi pas de surprises, pas d’improvisation et en bonus vous êtes certain d’avoir un compte-rendu. Moi je préfère utiliser un traitement de texte et taper immédiatement, mais si j’anime la rencontre ce n’est pas possible. Demandez à quelqu’un de prendre les notes, et faites-le avant la rencontre. Pour réduire les risques de problèmes technos, imprimez votre compte-rendu (avec de l’espace) et faite prendre les notes manuscrites.

*** Et maintenant on ajoute *** Si votre équipe est régulière et que vous pouvez échanger le rôle de secrétaire, faites-le comme ça! Le compte-rendu est donc la responsabilité du DERNIER ARRIVÉ ! et surtout s’il est en retard. j’adore cette idée : » Passe la tablette ».

Pour votre présentation, le plus commun est PowerPoint. Faites-en bon usage. Peu importe l’outil (oui il y a autre chose) sachez que votre présentation ne doit que « soutenir » votre discours, Tous les mots ne doivent pas y être, résumez ! Des points de forme (bullet) et en très grandes polices (minimum 24 points, idéalement 36 points ). Permettez-vous d’ajouter des sons ou des vidéos. Cela rend la présentation plus dynamique… Mais attention, pas trop long ! faite un peu d’édition au préalable pour ne diffuser que la section du vidéo qui vous intéresse… Moi j’utilise aussi les présentation de GoogleDocs ou de Prezi.com. J’adore les deux, Prezi prends plus de temps de préparation toutefois, mais l’effet est à tout coup réussi. On s’en reparlera de celui-là!

Le canon projecteur : chaque salle devrait avoir son propre canon. Choisi en fonction de la distance et de la luminosité requise. Aussi, il faut prévoir tous les cables, VGA et HDMI sont nécessaires. Notez que le HDMI peut aussi transmettre le son, alors prévoir les haut-parleurs connectés sur le projecteur. Il n’en coûte pas très cher aujourd’hui pour faire installer le tout professionnellement avec la manette au mur et les fils connectés directement sur la table de conférence. Cela simplifie la tâche à tous et sérieusement, donne de la crédibilité à votre organisation si vous recevez un client… Si vous achetez un projeteur aujourd’hui, prévoyez environ 1500$-2000$ installation incluse, visez au moins 2500 lumens, et le projecteur doit pouvoir diffuser de HD 720p minimum. Essayez autant que possible d’éviter les ration 4:3 et cherchez une résolution de 1280×800 ou mieux. L’objectif étant de limiter le moins possible vos présentateurs. Les ordinateurs de nos jours ont tous des écrans plus large (16:9), et on diffuse souvent des vidéos… Pensez-y !  Il y a aussi les pico Projectors… ce sera un autre sujet de billet, mais pour ceux qui doivent souvent emporter le projecteur avec eux c’est pas mal pratique.

L’écran sur lequel on projette : l’élément le plus négligé ! Parlez-en à mon patron ! Il a regretté son choix après quelques mois. Ne croyez surtout pas ceux qui vous propose de ne pas acheter de toile sous prétexte que le tableau blanc fera l’affaire. C’est l’horreur ! Un tableau blanc réfléchi la lumière beaucoup trop, plusieurs personnes dans la salle seront éblouis… très désagréable. Et en plus vous gaspillez un outil ! Pourquoi ne pas projeter et en même temps écrire au tableau, c’est bien plus efficace, mais pas sur la même surface ! OK, ce n’est pas un cinéma maison, alors 2000$ pour la toile c’est trop cher. Un écran de 100"devrait vous coûter entre 200 et 600$, il ne vous reste qu’à décider si elle sera fixe, ou si elle sera manuelle ou électrique. Question de salle, moi je préfère électrique, parce qu’ainsi personne ne touche à l’écran, on réduit les risque que quelqu’un tire trop fort.

Téléphone mains libre: Utilisez un appareil fait pour les salles de conférence, un appareil de bureau ordinaire a un mauvais micro et un mauvais haut-parleur. Dans une grande salle, investissez un peu, vous me direz merci.  Pour ceux qui utilisent plusieurs salles, choisissez un appareil Bluetooth relié à votre téléphone intelligent. C’est extraordinaire, ça sonne extrêmement bien et il n’en coûte que 200$. J’en ferai aussi un autre billet (ou plusieurs).

Vidéo conférence: Il faut y penser à l’avance, mais plusieurs solutions s’offrent à vous. Si vous avez un participant qui ne peut se joindre en personne à la rencontre, il peux vous joindre par Skype par exemple. Dans ce cas précis, je vous suggère même que le participant éloigné vous joigne avec son téléphone intelligent ou sa tablette ! Les écouteurs avec microphone qui sont fourni avec ces appareils permettent aisément de réaliser une bonne conversation. Du côté de la salle de conférence, un ordinateur sur la table de conférence peut aisément faire l’affaire, en autant que le micro et les hauts-parleurs soient d’excellente qualité. Souvent l’acquisition d’une caméra Web FullHD est requise, son micro sera aussi excellent. Il y aussi des centaines d’autres solutions de vidéo conférences. les deux les plus courantes sont Skype et Hangout (google). Je vous suggère très fortement Hangout, gratuit, multi-utilisateurs, multi-plateforme, efficace. N’oubliez surtout pas les GotoMeeting(Citrix) et Webex (Cisco), qui sont des leaders en videoConférence. Leurs outils sont sans contredit les meilleurs du marché.

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Une fois la rencontre terminée, que faites-vous ??? on passe à la prochaine ?!??  Non ! Il faut compléter celle-ci. Le compte-rendu est-il complet ? Tous les participants doivent avoir le loisir de le commenter, de l’améliorer. Et cela doit se faire dans les 24-48 heures suivant la réunion. Ensuite le compte-rendu doit être déposé électroniquement à un endroit que tous peuvent accéder pour s’y référer ultérieurement. Un portail d’entreprise, intranet, outil Sharepoint, ou simplement un répertoire sur le réseau.

Mais encore, est-ce que des tâches ou des objectifs ont été fixés pendant la réunion ? SI oui, assurez-vous de faire le suivi, utilisez-vous un outil d’assignation de tâches ? Saviez-vous que dans Outlook vous pouvez le faire ? Donnez-vous une habitude de points de suivi, ajoutez au début de chaque rencontre régulière de l’équipe un suivi des tâches ou projets. Chacun doit informer l’équipe ou la direction de sa progression et de ses problèmes. Si il y a un blocage, la rencontre est certainement le meilleur moment pour trouver des solutions.

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Quels-sont vos outils préférés ? Qui sortent de l’ordinaire ? Qui surprennent ? Ou même ceux que vous avez essayés et ne recommandez pas ? Partagez vos expériences !