Expliquer la gestion de projet

—  Cet article a originalement été publié sur le site « www.multiforce.com » —

Plusieurs ont peur des frais engagés en charge de projet, autant pour les projets informatiques que dans d’autres domaines. Cette mauvaise perception de la gestion de projet est en partie causée par une méconnaissance. Plusieurs perçoivent cette discipline comme un terrain réservé aux ingénieurs seniors ou aux diplômés de la maîtrise en gestion de projet. Il n’en est rien, en fait il est vrai que ces derniers apportent des connaissances fort utiles pour les projets complexes, mais tous les projets ne sont pas de cet ordre. Je définis la gestion de projet ainsi : c’est une gestion du risque par la planification rigoureuse. Il y a un coût relié à cette charge de projet, il peut parfois sembler élevé, mais en comparaison avec le coût d’un projet raté, sa rentabilité est rapidement démontrée.

Le chargé de projet

C’est bien plus qu’un coordonnateur, c’est aussi un communicateur, un leader et un bon planificateur. Nul ne peut s’improviser chargé de projet sans mettre toute l’organisation à risque. Il existe des techniques et des outils qu’il doit maîtriser, et il doit s’adapter à son équipe de réalisation. Un chargé de projet n’est pas un surhomme, mais plutôt un spécialiste dans la communication, il doit communiquer à son équipe les priorités et les attentes du projet en même temps que de communiquer avec son client l’état d’avancement et les points importants de décision.

Les attentes

Peu importe le projet, il faut gérer les attentes. Que ce soit des objectifs financiers ou des délais restreints, la gestion de projet permettra de communiquer aux gestionnaires l’état des choses à certains moments. Il est important de déterminer la quantité d’information souhaitée, sa précision et à quelle fréquence celle-ci doit être disponible. Selon la complexité du projet et du nombre de personnes impliquées, la quantité de travail à réaliser pour produire les « livrables de projet » peut être très différente. Dans certains cas, le travail du chargé de projet est tellement vaste qu’une équipe de gestion de projet est nécessaire, tandis que pour d’autres, c’est une tâche à temps partiel. Il y a même des projets supervisés à la hauteur de 30 minutes par semaine.

Les livrables

Comme client, il est important de déterminer rapidement avec son chargé de projet quels sont les livrables attendus du projet, mais aussi du chargé de projet. Un livrable est simplement un document ou un item qui doit être produit à un moment précis (un rapport, un programme, un plan, un produit fini). Il ne faut vraiment pas oublier les rapports de suivi, et les mécanismes prévus pour colliger les données importantes pour les produire. Prévoir les livrables est ici la clé du succès. Demandez conseil à votre chargé de projet, il a l’expérience pour vous dire quels rapports ou livrables sont à prévoir dans votre contexte.

La gestion du risque

Identifier le bon niveau de détail dans les rapports attendus contribue à la gestion du risque.  En effet, trop de rapports ou des données trop complexes peuvent paralyser un projet et contribuer à ce que la gestion de projet coûte trop cher. Mais l’opposé est aussi vrai: pas assez d’information peu évidemment conduire un projet à la dérive.  Chaque projet doit donc très tôt être visé par une analyse du risque qui devra inclure les risques de gestion de projet. Gérer les risques ne se limite pas à identifier les déraillements potentiels ou les points chauds, il faut rapidement déterminer les moyens de réparation ou de correction dans l’éventualité qu’un de ces risques ne se concrétise. Dans la gestion du risque, on essaie aussi de déterminer les impacts potentiels sur les délais et les coûts d’un projet pour chacun des risques importants.

Conclusion

Finalement, la gestion de projet ne doit pas intimider, mais plutôt rassurer. Elle est votre meilleure protection, assurez-vous simplement de donner à vos équipes les limites et vos attentes, vous serez ainsi satisfaits. Les frais de gestion de projet sont habituellement entre 5% et 15% de l’enveloppe globale, les petits projets sont souvent ceux qui coûtent le plus en proportion.

Rappelons aussi qu’il est essentiel de bien choisir son chargé de projet, son expérience et ses méthodes de travail sont souvent les meilleures protections que vous aurez de rendre vos projets à terme avec succès. Pour aider vos chargés de projets, il existe des techniques et des outils, nous en présenterons quelques exemples dans un prochain article.

En attendant, envoyez-vous vos commentaires et suggestions.